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En el contexto de la digitalización, el simple escaneo de facturas y otros documentos puede reducir los costes anuales de unos 6200 millones de euros a unos 3200 millones de euros. Pero, ¿qué pasa con los documentos escaneados en los procedimientos judiciales si los documentos originales ya no están disponibles?
Kassel (Alemania). Según los datos actuales de la Oficina Federal de Estadística, en la República Federal de Alemania se deben presentar anualmente alrededor de 35 mil millones de facturas de pequeñas y grandes empresas. Escanear facturas, notificaciones y otros documentos no solo ahorra espacio físico a las empresas, sino también dinero. Investigadores de la Universidad de Kassel calcularon que escanear y archivar podría reducir los costes anuales de unos 6200 millones de euros a unos 3200 millones de euros. La factura se refiere al escaneo de reemplazo de los documentos en papel existentes.
A medida que las empresas escanean documentos con escáneres reales, hoy en día se utilizan cada vez más aplicaciones de escáner. Una buena aplicación de escáner instalada en su teléfono o tableta recortará automáticamente el fondo, mejorará la exposición e incluso corregirá el ángulo del documento. Además, transfiere datos a la ubicación de almacenamiento deseada a la velocidad del rayo. Pero lo que cada vez más empresas ven como una gran ventaja podría ser un problema legal.
¿Los documentos escaneados pueden presentarse ante un tribunal?
Investigadores y expertos en datos se han preguntado si un documento escaneado podría servir como prueba ante un tribunal cuando el documento original ya no existe. Esto ciertamente podría conducir a un problema de prueba, porque la prueba documental clásica ya no es posible. Está asociado a la presunción de la autenticidad del documento o certificado, su contenido y su atribución al emisor. Sin embargo, la presunción en el sentido legal ya no puede reclamarse con un documento electrónico.
Negociación simulada con jueces, abogados y expertos reales
Para obtener una respuesta a la pregunta, los investigadores llevaron a cabo una batalla legal simulada en la que participaron jueces, abogados y expertos reales. El objeto de la negociación fueron las facturas y recibos escaneados, cuyos originales (presuntamente) ya no existen. Además, siete de los casos simulados terminaron en tribunales civiles y siete en tribunales financieros. Aquí se cuestionó el valor probatorio de una amplia gama de documentos, que fueron creados por diferentes actores con diferentes escáneres y aplicaciones de escaneo.
El estudio de simulación es un método científico para la evaluación y el diseño de tecnologías que ya ha sido realizado con éxito varias veces por el equipo del proyecto para el diseño de tecnologías constitucionalmente compatibles (provet) de la Universidad de Kassel. La realización de experimentos tan complejos sirve para adquirir experiencia práctica con la tecnología moderna en un entorno simulado. De esta forma es posible elaborar sugerencias de mejora y testear el marco legal. Si bien el escaneo ya no es una tecnología nueva y las aplicaciones de escaneo existen desde hace mucho tiempo para dispositivos Android e iOS, el manejo de dichos documentos electrónicos en los tribunales todavía está asociado con una gran incertidumbre.
Los documentos escaneados tienen el valor de sus copias impresas
El estudio de simulación realizado mostró que todos los jueces aceptan tanto el documento escaneado como una copia impresa. Sin embargo, se ha demostrado que cuando surgen disputas o dudas, el documento escaneado se vuelve problemático. En este caso, el documento escaneado no fue rechazado como prueba no adecuada, sino que el tribunal buscó indicios de su autenticidad o, por el contrario, reforzar las dudas.
En un caso, se afirmó que el original podría haber sido falso. Sin embargo, este hecho ya no se puede verificar y, por lo tanto, el tribunal buscó razones plausibles por las que alguien debería haber falsificado el documento y por qué medios.
Si se alegaba que el original se escaneó de forma incorrecta o incompleta, el tribunal examinó qué se utilizó para escanear el documento y qué medidas de garantía de calidad se observaron. El cumplimiento de los requisitos de las Directrices de escaneo de reemplazo (TR-RESISCAN) de la Oficina Federal para la Seguridad de la Información (BSI), por ejemplo, requisitos de procedimiento, responsabilidad o controles visuales aleatorios, aumenta el valor probatorio de un escaneo de proceso justo. Según los investigadores, si la aplicación del escáner o el escáner también está certificado según TR-RESISCAN, esto ha aumentado mucho la confianza de la corte.
Los medios electrónicos de seguridad, como una nota de transferencia automática, las firmas y el sello de tiempo, facilitan la revisión judicial y, dependiendo de la calidad, pueden respaldar o refutar el cargo de infracción.
